Что такое система электронного документооборота?
Система электронного документооборота или СЭД поможет организовать работу с электронными документами. Внедрение СЭД позволит управлять документами без бумажных носителей. Электронный документооборот разделяют на два вида: внутренний и внешний.
Виды систем электронного документооборота
Внутренний документооборот отвечает за работу с документами внутри вашей компании. Доступ к таким документам строго ограничен в соответствии с правами доступа и только сотрудниками компании.
Системы внешнего документооборота помогают обмениваться документами с контрагентами: клиентами, поставщиками, контролирующими органами. Обмен документами происходит по специальным каналам связи, которые гарантируют защиту информации.
Все электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), имеют такую же юридическую значимость, как бумажные. Такие документы можно предоставлять в контролирующие органы, контрагентам и использовать в суде. Использование электронных подписей на электронных документов при совершении гражданско-правовых сделок и при совершении иных юридически значимых действий закреплены в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи". А в приказе Минфина России N 174н прописан порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме с использование УКЭП.
Система электронного документооборота поможет Вам:
- Сократить издержки на ведение документооборота: оплата труда, почтовые пересылки, бумага, картриджи, место хранения документов и прочее.
- Сократить сроки закупок и расчетов с контрагентами.
- Согласовывать и подписывать документы из любой точки земного шара.
- Снизить количество ошибок, связанных с человеческим факторов, за счет автоматического формирования и получения документов.
- В целом повысить эффективность деятельности организации за счет оптимизации бизнес-процессов.
Система электронного документооборота обеспечивает?
- Отправка и получение практически всех видов документов по сделкам: договора, счета, акты, реализации, УПД.
- Документы автоматически, без ручного ввода, создаются в программе 1С.
- Все документы по контрагентам хранятся в программе 1С. В любой момент можно поднять архив.
- Документы отправляются в течение нескольких секунд.
- Гарантированная доставка документов. Вы видите все статусы документа в 1С.
- Настройка роуминга со всеми операторами ЭДО: Контур (Диадок), СБИС, VipNet, Сбер Корус и другие.
- Передача расчетных листков лично каждому сотруднику и получение подтверждений о их получении согласно ст. 136 ТК РФ.
- Подача заявления на отпуск.
- Запрос справок: 2-НДФЛ, с места работы, для визы, об использованных отпусках и другие.
- Уведомление и согласование с руководителем опозданий и отсутствий.
- Для работы не нужна программа 1С, доступ через клиент в браузере или мобильное приложение.
- Авторизация по логину и паролю, пароль задает сам пользователь, подтверждая по телефону, пароль пользователя не знает даже администратор.
- Сервис 1С:Отчетность встроен в 1С. Не требуется дополнительных настроек и установок.
- Отправка регламентированной отчетности и других документов в ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, ФСРАР, РПН, ФТС, Банк России.
- Проверка отчетности перед отправкой в контролирующие органы.
- Неограниченное количество выписок ЕГРЮЛ.
- Загрузка документов из программ "Контур.Экстерн" и "СБИС". Обеспечивает хранение истории всех отправленных отчетов и их статусов в одном месте.
- Создание и ведение входящих, исходящих и внутренних документов, сопроводительной или сопутствующей документации.
- Настраиваемые шаблоны документов по вашим стандартам.
- Автоматическое заполнение шаблонов документов.
- Контроль версий документов. Всегда можно перейти к той или иной версии документа.
- Коллективная работа пользователей с документами.
- Согласование, утверждение и контроль исполнения документов в программе.
- Учет и контроль рабочего времени сотрудников.
- Автоматическая загрузка документов со сканера и из электронной почты.
- Централизованное безопасное хранение документов.
- Права доступа к документам для каждого сотрудника.
- Получение УПД с кодами маркировки с автоматическим созданием в 1С.
- Отправка данных о движении маркированной продукции в ЕГАИС, ВетИС (ФГИС "Меркурий"), ГИСМ, ГИС МТ ("Честный ЗНАК"), ГИИС ДМДК.
- Гарантированная доставка документов по защищенным каналам связи.
Важно! Принимать и продавать маркированные товары без электронного документооборота нельзя. Документы передаются только в электронном формате, а данные из них попадают в государственные информационные системы автоматически.
Внедрение системы электронного документооборота
Основные российские системы электронного документооборота выбрать:
Результаты внедрения системы электронного документооборота
Снижение прямых издержек (бумага, картриджи, ручной ввод документов) и косвенных (хранение документов, риски не возврата налогов, начисления штрафов и пени и др.).
Быстрый обмен всеми документами по сделкам. Клиент получает счет на оплату или акты выполненных работ в течение нескольких секунд после отправки.
Руководитель может подписывать электронной подписью сразу группу документов Согласование, утверждение и контроль исполнения документов ведется в единой информационной системе.
Сдача отчетности в госорганы и обмен документами с контрагентами и государственными информационными системами.
Примеры внедрения и отзывов клиентов
ФКУ «ДЕЗЗ»
Торгово-производственный холдинг «Русклимат»
ООО «Ис-Автоматика»
АО «ЖТК», дочернее общество ОАО «Российские железные дороги»
Компания Haier
ООО «Штиль Зюдвест»
АО «КОНАР»
Группа компаний «Уральские кондитеры»
- Комплексная автоматизация производства
- Автоматизация организации производства
- Автоматизация производственной компании
- Автоматизация завода
- Автоматизация мебельного производства
- Автоматизация мебельного производства 1с
- Автоматизация асфальтного завода
- Автоматизация бетонного завода
- Автоматизация завода металлоконструкций
- Автоматизация производства табака
- Автоматизация производства альтернативного табака
- Автоматизация производства сигарет
- Автоматизация производства шуб
- Автоматизация производства обуви
- Автоматизация производства шин
- Автоматизация производства одежды
- Автоматизация производства ювелирных украшений
- Автоматизация производства фотоаппаратов
- Автоматизация производства лекарственных средств
- Автоматизация производства парфюма
- Автоматизация производства духов
- Автоматизация производства туалетной воды
- Автоматизация производства молочной продукции
- Автоматизация производства кресел-колясок
- Автоматизация производства велосипедов
- Автоматизация производства легкой промышленности
Мы перезвоним в течение 10 минут, ответим на все вопросы и подберем для вас оптимальное решение!
Курсы
Мероприятия
Бесплатный вебинар для бухгалтеров, руководителей и менеджеров предприятий по использованию сервиса 1С-РПД
Как эффективно использовать сервис 1С-РПД (распознавание первичных документов) при ежедневной работе с первичной документацией расскажем 7 июня в 11.00 по мск.
Вебинар будет интересен:
- бухгалтерам, в том числе на аутсорсе;
- главным бухгалтерам;
- менеджерам по продажам;
- пользователям, которые работают с бумажными документами
Многие руководители отделов продаж часто слышат от своих сотрудников жалобы на то, что те не успевают выполнять планы по продажам из-за рутинных процессов, связанных с внесением одинаковых данных в две программы – Битрикс24 и 1С:
- менеджер руками вводит данные о клиенте в обе программы;
- в двух программах выставляются счета;
- актуализация информации по клиенту также происходит в двух программах.
Это ведет к дублированию процессов и многочисленным ошибкам:
- опечатки;
- разное написание названий компаний;
- ошибки в реквизитах;
- несвоевременное обновление статусов по клиентам;
- внесение неполной информации.
Приглашаем Вас на бесплатный вебинар, который пройдет 08 июня в 15:00 по мск.
На вебинаре мы расскажем Вам:
- Сколько можно сэкономить, а значит заработать с помощью интеграции Битрикс24 и 1С.
- Как ведение данных в единой системе поможет увеличить кол-во клиентов и высвободить время менеджеров для решение других задач.
- Каким образом можно строить аналитические отчеты при интеграции Битрикс24 и 1С и как они могут повлиять на стратегию компании.
Вебинар будет полезен руководителям и собственникам компаний, руководителям отделов продаж и руководителям отделов маркетинга тех компаний, которые используют Битрикс24, 1С или обе системы сразу.